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商务英语函电的意义和作用

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发布日期:2018-01-18 15:09

1商务英语函电的含义


商务英语函电是利用商业事务英语传递相关商务信息的函电,是对外贸易活动重要的基础。商务英语函电质量在很大程度上影响着商务活动的成败,它早已成为对外贸易活动中的重要组成部分。作为当前国际上的通用语言,英语是国际商务活动中进行信息传递的主要语种。与常用英语相比,商务英语有着较强的专业性和独特语言特点。随着经济全球化程度的不断加快,国际贸易活动日渐频繁,商务英语函电能够准确、细致地向各方传递所需的贸易信息,更好地解决了供需间的信息连接问题,建立了各国、各企业间有效的交流沟通桥梁,创造了更多的商业洽谈机会,提高了信息的有效性和实用性。商务函电交流过程是发出者顺利编码、接收者顺利解码的过程。针对对外商务交流途径而言,商务英语函电就是鉴于外贸知识背景,利用现代化通信工具进行语言表达的电子书信。纸质书信、电子邮件及传真等都是商务英语函电载体,但其载体又不仅限于此,专业贸易用语及缩略用语等均是其主要内容。商务英语函电分类标准众多,按照其使用功能主要可分为答复函、来函处理、联络函、任命函、邀请函以及慰问函等多种形式。根据商务英语函电内容范围有仲裁、保险、索赔、包装、询盘、发盘等。


2国际贸易中商务英语函电的基本功能


2.1寻找新商业伙伴、发展贸易客户在传统国际贸易过程当中,发展贸易客户成本较高,其根本原因在于信息的不对称和不充分。当今社会是一个信息化程度较高的时代,信息公开程度较高,尤其是互联网等方式的应用,更是打破了贸易信息的时间、空间、地域上的限制,这就为我国国际贸易活动节省了大量人力、物力支出,有效提升了贸易工作效率。发展贸易客户、寻找新的贸易客户可以通过宣传自己及别人的宣传,进一步接触潜在贸易客户,并主动与其进行联系洽谈。经验证,通过这种方式的宣传和努力,充分发挥了宣传作用。


2.2商务交流及沟通信息技术手段的应用推动了商务交流与沟通,而商务英语函电作为主要的交流沟通方式,经过充分有效的准备,能够将贸易活动变化阐述清楚,并加以补充,这些步骤从根本上决定了国际贸易的成败。因此,想要在国际贸易活动当中充分发挥商务英语函电交流与沟通的职能,应当注意以下两方面内容:第一,商务英语函电的特殊性决定了商务语言难以从语音方面加以完善,而合理利用语法语态,就能够让人感受到贸易方的礼貌和尊重。现代国际贸易活动中的各方贸易参与者地位是平等的,商务英语函电必须做到有礼有节,充分发挥商务英语作用,营造和谐、良好的贸易沟通氛围。第二,商务英语函电要确保传输的信息数据真实、准确。这就要求商务英语函电的语法、用词要更加严谨,不能过分夸张事实真相,易于引发误会和歧义的词汇不应当出现在商务英语函电中。


2.3贸易交易管理贸易交易管理是指在国际贸易过程中涉及的相关部门及辅助职能机构,若是企业选择一对一的传统贸易交流与沟通,势必会占用大量的时间、精力,增加企业贸易成本压力。我们可以利用信息化手段,如电子邮件等方式加以解决,从而实现对非核心外贸工作的剥离,商务英语函电也能够降低交易成本、提高工作效率。


3商务英语函电在国际贸易中的作用


3.1提高工作效率,降低交易成本在传统的国际贸易活动中,电报、信函等纸质文件是用于信息传递的主要手段,而这些纸质文件的使用需要贸易客户或合作伙伴对这些信息进行分类、整理及归纳,这一过程耗时费力而又烦琐,且难以保证将信息及时准确地送递出去,工作效率较低。商务英语函电极大地解决了这一问题,迅速将国际贸易活动相关信息快速反馈给发送方,简化了大量的信息分析整理工作,提高了工作效率,降低了交易成本。


3.2加强企业与客户的联系,挖掘新客户信息时代的来临,有效改善了国际通信水平,使得国际贸易信息交流越发便捷,商务英语函电是较为正式的贸易交流和沟通方式,具有准确、及时、快捷等特点,国际贸易企业应当不断加强与客户之间的交流与沟通,促进彼此贸易往来。商务英语函电的应用有利于新客户的挖掘,推动客户之间的贸易往来。随着近年来电子商务快速兴起、贸易全球化趋势逐渐加强,商务英语函电发展也是日新月异,各种现代通信手段更是层出不穷,这都给国际贸易交流提供了一定的便利条件,促进了国际贸易交流与沟通,有利于加强贸易双方的认识和了解,为国际贸易活动奠定了扎实的情感基础。商务英语函电极大促进了贸易双方的合作、扩大了贸易规模、拓展了贸易新客户。


3.3构建贸易双方交流与沟通桥梁,发挥媒介作用商务英语函电使得国际贸易通信更加方便、快捷,这样不仅能够加强贸易合作双方的联系,有利于建立起贸易双方交流与沟通的桥梁,还提高了贸易信息的有效性。作为国际贸易谈判与磋商的交流工具,商务英语函电有利于进行贸易相关事项与细节商议,商议结果也要利用商务英语函电来草拟文字合同。因此,商务英语函电的应用在国际贸易往来中起到了关键作用,商务英语函电运用得当与否更是贸易往来成败的关键。目前,商务英语函电已经成为国际贸易往来过程中的重要组成部分,作用不容忽视。但随着信息技术的逐步发展,商务英语函电应用的隐患也逐渐凸显出来,我们必须要对其予以高度的重视,做好相关安全隐患防范措施。例如,在进行一些重要信息或技术贸易信息传输时,可以通过密码设置等方式加强相关信息资料的保护,谨防贸易信息泄露。


3.4加速国际贸易增长电子信息技术手段极大地方便了贸易双方的信息传递,它让贸易双方的交流与沟通成为易事,商务英语函电的全球化应用,不仅促进了大型国际企业的交流与沟通,还提升了中小企业的市场适应力,营造了良好的市场经营氛围,这是我国开拓国际市场、扩大贸易规模的最佳手段。总的来说,商务英语函电推动了国际贸易发展,增加了贸易市场份额,我国贸易市场发展也越加迅速。


3.5全球贸易一体化进程逐渐加快在当今时代背景下,传统通信方式根本不能满足国际贸易双方的要求,贸易交流过程十分烦琐复杂,贸易交流与沟通成本较高、风险较大、交流速度极慢。根据当前商务英语函电发展状况来看,它为国际贸易交流与沟通提供了便捷的通信工具,有效打破了时间与空间上的限制,让贸易双方能够随时随地进行信息交流与沟通,这是传统通信方式所不能及的,我们应当与时俱进,选择贸易交流成本更低、过程较为方便快捷的商务英语函电,营造有利的国际贸易发展优势。商务英语函电的应运而生,更是打破了国际贸易在这一方面的限制,及时有效地加强了贸易双方的相互联系,拓展了国际贸易全球业务发展进程,为我国全球贸易发展奠定了扎实的基础。我国国际贸易当前发展形势来看,商务英语函电已经应用于国际贸易的方方面面,商务英语函电促进了贸易买卖双方的信息交流,它使国际贸易合作各环节更加融会贯通。现代国际形势复杂多变,商务英语函电应用将要面临严峻的市场竞争考验,这就要求我们不断加强信息传递的安全性。因此,我国应当不断加强商务英语函电管理,采取有效的商务英语函电改革措施,不断完善信息技术手段,改善商务英语函电交流能力。商务英语函电作为新的贸易交流工具,其发展前景极为乐观,影响力也是越来越强,应充分发挥商务英语函电在国际贸易中的作用。


4结语


商务英语函电在国际贸易发展中所起的作用毋庸置疑,已经成为我国国际贸易发展不可或缺的交流工具,促进了贸易双方的信息交流。但商务英语函电应用需要面对严峻的国际贸易形势,信息传递安全性还有待加强,商务英语函电教学改革已经刻不容缓。作为应用最为广泛的国际贸易交流工具,其发展前景仍是极为广阔的,国际英语函电在国际贸易中的影响力逐年加强。


参考文献:


[1]侯娟娟,周正履.英语商务信函中的礼貌策略[J].重庆科技学院学报(社会科学版),2010,(08):112-113.


[2]周玉梅.浅议外贸英文函电书写原则中的简洁原则[J].中国外资,2011,(24):184-185.


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