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浅谈新时期事业单位档案管理工作的优化对策

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发布日期:2018-11-15 16:46

    摘要:档案管理工作是事业单位工作的一个重要组成部分, 是保障事业单位整体工作有效运行的重要措施。档案管理工作的有序开展, 直接影响到事业单位各项工作的有效落实和协调发展。因此, 在新的时代背景下, 不断优化事业单位的档案管理工作, 不论是对档案管理工作本身, 还是事业单位的发展都有着十分重要的意义。只有在实际中坚持科学发展的原则, 理顺档案管理工作与其他工作之间的关系, 才能够有效优化事业单位的档案管理工作。那么, 本文就对新时期事业单位的档案管理工作优化策略进行分析和探究, 希望能够不断提升事业单位档案管理工作的效率和质量。
  关键词:新时期; 事业单位; 档案管理工作; 优化策略;
  众所周知, 档案管理工作一直都是事业单位实际工作中的重要组成部分, 档案管理工作和事业单位的有效运行之间有着十分紧密的联系。因此, 要想不断促进事业单位的健康发展, 就要注重积极推进档案管理工作的发展, 结合事业单位档案管理工作的管理性、服务性和政治性特征, 在实际档案管理过程中, 不断更新工作理念, 优化管理方法, 保证其能够更好地适应新时代的发展要求。

  现就当前事业单位档案管理工作中存在的问题及优化策略作如下论述:
  一、新时期事业单位档案管理工作中的问题
  (一) 缺乏专业的档案管理人员, 导致档案管理传承问题难以有效解决
  很多事业单位都将档案管理部门视为一个边缘部门, 缺乏对于档案管理工作的针对性, 这就直接影响到档案管理人员的工作积极性和档案管理工作的效率与质量。结合当前事业单位档案管理工作的现状可以发现, 尽管很多档案管理人员拥有较高的学历, 但其中大部分不属于档案管理专业人才。由于事业单位正处在转型发展的关键阶段, 很多从事档案管理工作的人员, 在自身工作岗位不受重视、各种工资待遇、发展前途不够明确的条件下, 都不愿意长期从事档案管理工作, 从而经常出现跳槽的情况[1]。档案管理人员的经常性变动, 导致档案管理工作的传承问题无法得到有效的解决, 致使很多非档案管理专业毕业的从业人员, 在其新上岗之后, 还要花费大量的时间进行摸索和熟悉, 那么在这一过程中, 就容易出现各种档案管理的问题。
  (二) 档案管理制度不够完善, 致使档案管理工作较为混乱
  良好的档案管理工作, 可以为事业单位的健康发展提供良好的支撑作用。但由于很多事业单位还缺乏对于档案管理工作的重视, 没有制定科学、合理的档案管理制度, 导致档案管理部门在实际的档案管理过程中, 缺乏明确的制度规范, 在各种档案信息收集与整理方面, 无法按照一个统一的规范来进行操作, 这样必然就会致使档案管理工作较为混乱, 不利于今后档案的利用和保管[2]。
  (三) 档案管理投入欠缺力度, 档案管理信息化程度不高
  随着当前信息技术的快速发展, 未来信息技术在事业单位档案管理中的应用, 是一个必然的趋势。就事业单位档案管理工作来说, 其本身涉及到大量的历史资料、数据资料, 各种档案信息基数是十分庞大的, 只有对信息技术进行有效应用, 才能有效推动档案管理工作的发展。但实际上很多事业单位还在固守传统的管理方式, 缺乏对于档案管理的投入, 并没有实现档案管理工作的信息化, 严重影响了档案管理工作的发展[3]。档案管理投入欠缺力度还表现在对档案管理人员进行培训教育方面。有的事业单位一两年培训一次, 组织各个部门之间的学习交流活动也相对较少, 而很多从事档案管理工作的人员缺乏对于信息技术的了解和运用, 无法灵活地应用相关设备和软硬件, 这也是致使现代化信息技术得不到有效运用的重要原因。
  二、新时期事业单位档案管理工作的优化策略
  (一) 优化档案管理机制
  在新时期背景下, 要想不断优化事业单位的档案管理工作, 就要注重积极优化档案管理制度, 提升单位对于档案管理工作的重视度, 在此基础上, 结合事业单位的实际情况, 快速理顺档案管理工作的体制[4]。一是积极转变传统的档案管理理念, 将传统的重保管、轻服务的档案管理理念, 转变为立足社会各类民生事业发展的需要, 强化事业单位档案管理工作, 保证为人民群众的生产劳动和物质生活、精神生活而服务。二是坚持从规划设计、场馆建设与功能布局等各个方面, 扎实推进事业单位档案管理工作的基础设施建设工作, 为新时期事业单位档案管理工作的健康发展打下坚实的基础。三是注重从档案管理工作的权责、档案储存和安全保密等各方面, 进一步明确档案管理工作新格局的道路。
  (二) 完善档案利用体系
  在新时期的工作背景下, 需要不断转变传统档案管理工作的重保管、轻服务理念, 那么这就需要不断优化事业单位的档案信息利用体系。首先就要注重积极转变各级事业单位的档案服务方式, 深度推进档案信息网上查询的方式, 不断提升事业单位档案工作服务社会的水平, 通过建立良好的服务设施, 发挥好档案管理的信息公开作用。在此基础上, 不断规范社会人群参与档案管理工作, 扩大档案信息的开发程度, 实现新形势下, 事业单位档案管理工作服务的广泛化、灵活化和显著化。同时, 还要不断加强事业单位档案管理工作的信息化、网络化、数字化等方面的建设工作, 档案管理部门需要不断加大档案信息的开发力度, 并将实现档案管理工作的信息化、数字化建设, 作为实际工作的重点内容[5]。通过这样的方式, 尽快建立一个以数字信息为基础, 远程利用为目标的新型档案管理体系, 实现连接各级事业单位档案资源管理的共享新体系, 从而实现事业单位档案信息利用的最大化。
  (三) 优化档案安全防控体系
  在当前新的时代背景下, 事业单位的档案管理工作还要不断加强安全防控体系建设力度, 牢固树立主动预防的安全管理意识, 积极规范档案管理的秩序, 及时优化地方性的档案管理工作保密制度。同时不断加强对于档案安全保管工作的宣传教育力度, 对纸质档案和电子档案都要建立不同的信息安全体系, 并优化档案安全应急管理制度, 保证能够有效应对各种突发事件的发生。并且还要加强对于各种珍贵、历史性重要档案的备份工作。通过这样的方式, 保证档案管理工作的有效性[6]。另外还要注重加强对于事业单位档案利用安全的保密制度建设, 加强档案资料安全的保密建设和排查力度, 从而更好地保证事业单位档案信息的安全性, 对于各种违法违规行为要进行严厉处罚。除此之外, 还要注重积极优化档案保密硬件设施条件, 通过建立对应的数字档案安全制度, 推进档案信息系统的安全保护工作, 不断优化涉密计算机、网络系统与多媒体的安全保密机制, 从根源上保障事业单位档案信息的安全。
  (四) 提升档案工作支持力度
  结合当前事业单位档案管理工作的现状, 要想更好地保障档案管理工作的发展, 还要注重不断加强对于档案管理工作的支持力度, 提升事业单位档案管理工作的保障水平。首先, 各级事业单位需要将档案管理工作, 有效纳入到单位未来发展规划和年度工作计划当中, 保证能够为档案管理工作的顺利开展, 提供良好的基础保障。其次, 各级政府部门要不断加强对于社会、民生等重大项目档案建立业务的指导力度, 并将事业单位的档案管理工作, 纳入到基础建设项目中, 保证为推动事业单位档案管理发展奠定良好的基础[7]。最后, 还要注重不断加强新时代背景下, 事业单位档案管理岗位人力资源的建设工作, 尤其要积极落实干部队伍建设工作, 保证定期为相关人员开展工作经验交流和学习活动, 从而不断提升档案工作人员的专业素养, 为推动新时期事业单位档案管理工作的稳定发展提供良好的保障。
  三、结语
  总而言之, 事业单位档案管理工作本身是一项综合性较高、系统性较强的工作。档案管理工作水平的高低, 会直接影响到事业单位的价值体现和内部的管理、发展。因此, 相关人员就要提升对于事业单位档案管理工作的重视度, 针对当前事业单位档案管理过程中的问题, 采取相应的解决措施, 不断提升档案管理人员的综合素养和专业能力, 从而更好地推动事业单位档案管理工作的发展。
  参考文献
  [1]丁红.事业单位档案管理工作的优化方法管理探索[J].才智, 2018 (04) :196.
  [2]张艳菊.浅析事业单位档案规范化管理及优化策略[J].办公室业务, 2018 (01) :82-83.
  [3]武春枝.服务意识下的单位档案管理工作优化策略[J].高考, 2017 (30) :265.
  [4]付艳杰.新时期事业单位档案管理工作的优化策略探讨[J].办公室业务, 2017 (12) :145.
  [5]夏丽颖.事业单位档案规范化管理现状以及优化策略[J].才智, 2016 (10) :271.
  [6]李宝全.事业单位档案管理模式的建构和优化探讨[J].办公室业务, 2016 (05) :80.
  [7]徐千越.浅析事业单位的人事档案管理优化策略[J].办公室业务, 2015 (21) :58.


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出版地:江苏

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